Budgettering: Gå systematisk til værks

Ved at tilrettelægge budgetprocessen i en række trin kan virksomheden sikre, at den når sine økonomiske mål.

Budgetprocessen er en systematisk tilgang til dét at planlægge, skabe og styre de økonomiske ressourcer i en virksomhed eller organisation. Det kan have store konsekvenser, hvis man ikke har kompetencer, overskud eller ressourcer til at fokusere på det.

I store virksomheder med specialiserede medarbejdere kan budgetprocessen blive sårbar, hvis økonomiafdelingen rammes af spidsbelastninger i form af sygdom, forsinkelser m.v.

Og en lille virksomhed, der ikke får fulgt op på sit budget, kan hurtigt miste overblikket. Det øger risikoen for problemer med likviditeten eller med en bank, der tøver med at forny banklånet.

Budgetprocessen i 8 trin

Nøgleordene for en vellykket og realistisk budgettering er samarbejde, nøjagtige data og evnen til at tilpasse sig ændringer i virksomhedens omgivelser. Det kan man opnå, hvis man tilrettelægger arbejdet i en række trin, som du kan se her:

1. Fastsættelse af mål

Identificer de overordnede mål og strategier for organisationen. Hvad ønsker virksomheden at opnå på kort og lang sigt?

2. Indsamling af data

De nødvendige data indsamles, bl.a. historiske oplysninger om økonomien, de aktuelle markedsforhold og forventede ændringer i branchen. Det danner grundlag for realistiske estimater.

3. Oprettelse af budgetter

Baseret på målsætninger og data udvikles budgetter for indtægter, omkostninger, investeringer osv. Budgetterne kan være årlige, kvartalsvise eller månedlige. Det afhænger af virksomhedens behov.

4. Drøftelse og godkendelse

De udarbejdede budgetter præsenteres for de relevante interessenter og beslutningstagere i virksomheden. Efter drøftelse og eventuelle tilpasninger, godkendes de endelige budgetter.

5. Implementering

Når budgetterne er godkendt, skal de implementeres i organisationen. Det kan kræve kommunikation og uddannelse af medarbejdere for at sikre forståelse og engagement.

6. Overvågning

Kontinuerlig overvågning af de faktiske resultater sammenlignet med de budgetterede tal hjælper med at identificere afvigelser og foretage rettidige justeringer.

7. Analyse af afvigelser

Hvis der opstår afvigelser mellem de faktiske og budgetterede resultater, analyseres årsagerne. Det kan involvere ændringer i markedet, interne faktorer eller uforudsete begivenheder.

8. Rapportering

De økonomiske resultater og budgetafvigelser rapporteres periodisk til interessenter så som ledelse, investorer eller bestyrelse.