Nøgleordene for en vellykket og realistisk budgettering er samarbejde, nøjagtige data og evnen til at tilpasse sig ændringer i virksomhedens omgivelser. Det kan man opnå, hvis man tilrettelægger arbejdet i en række trin, som du kan se her:
Identificer de overordnede mål og strategier for organisationen. Hvad ønsker virksomheden at opnå på kort og lang sigt?
De nødvendige data indsamles, bl.a. historiske oplysninger om økonomien, de aktuelle markedsforhold og forventede ændringer i branchen. Det danner grundlag for realistiske estimater.
Baseret på målsætninger og data udvikles budgetter for indtægter, omkostninger, investeringer osv. Budgetterne kan være årlige, kvartalsvise eller månedlige. Det afhænger af virksomhedens behov.
De udarbejdede budgetter præsenteres for de relevante interessenter og beslutningstagere i virksomheden. Efter drøftelse og eventuelle tilpasninger, godkendes de endelige budgetter.
Når budgetterne er godkendt, skal de implementeres i organisationen. Det kan kræve kommunikation og uddannelse af medarbejdere for at sikre forståelse og engagement.
Kontinuerlig overvågning af de faktiske resultater sammenlignet med de budgetterede tal hjælper med at identificere afvigelser og foretage rettidige justeringer.
Hvis der opstår afvigelser mellem de faktiske og budgetterede resultater, analyseres årsagerne. Det kan involvere ændringer i markedet, interne faktorer eller uforudsete begivenheder.
De økonomiske resultater og budgetafvigelser rapporteres periodisk til interessenter så som ledelse, investorer eller bestyrelse.