Et økonomisystem
med plads til alle

Med Microsofts udfasning af C5 har Dyrlund Sørensen A/S skiftet økonomisystem. Valget er faldet på afløseren, Microsoft Dynamics 365 Business Central, som hjælper virksomheden med bl.a. sagsstyring og elektronisk fakturering.

Egentlig var det mere af nød end af lyst, at Dyrlund Sørensen A/S besluttede sig for at skifte økonomisystem. Virksomheden opfører alle former for byggerier, især boligbyggerier, og i næsten 20 år havde økonomistyringen fungeret fint med Microsoft C5, men en værdig afløser måtte findes, da Microsoft holdt op med at opdatere programmet.

Valget faldt på Microsoft Dynamics 365 Business Central – et cloudbaseret økonomisystem, der henvender sig særligt til mindre og mellemstore virksomheder – med infoit som leverandør.

Tillid og kendskab betyder noget

Systemet møder de tre hovedkrav, som de to økonomiansvarlige i Dyrlund Sørensen A/S, Regina Juul Arndt Sørensen og Kirsten Aaberg Sørensen, på forhånd havde stillet til det nye system:

1. Elektronisk fakturering og færre papirgange
2. Økonomisk overblik og sagsstyring opdelt på underentreprenører
3. Fysisk introduktion og undervisning samt stærk support

”inforevision kender os, og vi kender dem, og det betyder noget.”
Dyrlund Sørensen A/S

”Og derudover har det spillet en rolle, at inforevision i forvejen er vores revisor. Vi åbner jo døren til forretningskritiske programmer og data, og det kræver stor tillid at give andre den adgang. Men inforevision kender os, og vi kender dem, og det betyder noget,” siger Regina Juul Arndt Sørensen og Kirsten Aaberg Sørensen.

Enkle rutiner og få arbejdsgange

Kravet om et økonomisystem, der understøtter elektronisk håndtering af bilag og fakturaer, har vist sig at være en stor fordel, siger de to økonomiansvarlige:

”Nu har alle vores byggeledere adgang til systemet og kan godkende fakturaer direkte. Vi slipper for at scanne ind og sende bilag frem og tilbage, og vi kan søge på, hvilke fakturaer der mangler at blive godkendt og betalt. De daglige rutiner er enkle, og i det hele taget er der ikke så mange arbejdsgange. Det speeder processen op og begrænser mængden af papirer, der kan forsvinde i skufferne.”

Overblik over alle budgetter

Dyrlund Sørensen A/S udfører alle former for hoved- og totalentrepriser og samarbejder med en håndplukket vifte af håndværkere og underentreprenører.

Derfor har muligheden for sagsstyring og opdeling af budgetter på alle underentreprenører været et andet væsentligt krav fra Reginas og Kirstens side:

”Det økonomiske overblik og styring af udgifterne er vigtigt for os og for vores underentreprenører. De har jo budgetter, de skal overholde, og med det nye system kan vi alle bedre følge med i, hvordan det går. Det fungerer rigtigt godt.”

Ikke bare plug’n play

Men der er også udfordringer undervejs. Selvom Dyrlund Sørensen A/S kører med standardversionen af Business Central, er der alligevel funktioner, der skal tilpasses eller færdigudvikles hen ad vejen, siger de to økonomiansvarlige:

”Man skal være forberedt på, at det ikke bare er plug’n play, men i det daglige fungerer systemet, som det skal. Det er logisk og let at bruge, og vi har følt os i gode hænder. infoit har stået for at overføre alle data til det nye system, og der har været sat tid af til support og ordentlig introduktion, så vi føler, at vores behov har været godt mødt.”

Undervisning på stedet

Det bringer os til Dyrlund Sørensen A/S’ tredje krav til implementeringen af det nye økonomisystem: Fysisk introduktion og undervisning samt stærk support.

”Opstår der et problem, ringer vi til infoits helpdesk og får et rigtigt menneske i røret, som hjælper os med det samme. Vi skal ikke sidde og skrive en lang forklaring.” 
Dyrlund Sørensen A/S

”infoits konsulent har været herude – først for at introducere os til systemet og bagefter for at hjælpe os med specifikke spørgsmål. Resten har vi klaret over telefonen og online ved at dele skærm. Opstår der et problem, ringer vi til infoits helpdesk og får et rigtigt menneske i røret, som hjælper os med det samme. Vi skal ikke sidde og skrive en lang forklaring. Man kan bare lige ringe og få svar,” siger Regina Juul Arndt Sørensen og Kirsten Aaberg Sørensen.

Stil krav og tjek udbydere

Så selvom skiftet fra C5 til Business Central til at begynde med var mere af nød end af lyst, er man i Dyrlund Sørensen A/S godt tilfredse med resultatet.

”Vi kan godt anbefale systemet – i hvert fald til vores egen branche,” siger Regina Juul Arndt Sørensen og Kirsten Aaberg Sørensen, der har to råd til andre, der overvejer at skifte økonomisystem:

”Som med alle andre it-systemer er det vigtigt at beskrive tydeligt, hvad det nye system skal kunne. Og så er det altid en god idé at undersøge flere forskellige udbydere. Vi lagde vægt på at få undervisning af konsulenter, der ligesom infoit kommer herud og sidder sammen med os, men de fleste udbydere tilbyder udelukkende online-undervisning. Det er vigtigt at være opmærksom på.”