Fra tro til viden med stærk økonomistyring

En ny budgetmodel og en styrket rapportering har givet Per Nielsen og Steen Meedom et langt bedre overblik over den voksende servicevirksomhed, de står i spidsen for. Nu er driften nem at holde op imod budgettet, og afvigelser bliver hurtigt spottet. Stærke styringsredskaber er afgørende i en konkurrencepræget branche, hvor marginalerne tæller, og budgetmodellen er så præcis, at man skærer sig på den, siger de to direktører.

I efteråret 2017 besluttede ledelsen i ProfilService A/S at få afdækket, hvad det nøjagtig var, der lå bag virksomhedens succes, hvorfor marginerne var større, og hvorfor evnen til at fastholde både medarbejdere og kunder var bedre end hos sammenlignelige virksomheder i branchen.

”Vi har altid kunnet bryste os af, at vores kunder bliver hos os i mange år, men vi har aldrig vidst præcist hvorfor. Det besluttede vi os for at finde ud af,” siger Per Nielsen og Steen Meedom, der sammen udgør direktionen i ProfilService.

En ny ramme og retning for virksomheden

Den beslutning var begyndelsen på et projekt, der internt fik arbejdstitlen ”Fra tro til viden”. Gennem syv måneder gik en ekstern konsulent helt tæt på virksomheden, og resultatet blev et fantastisk arbejdsredskab, der afdækkede, hvad der gør ProfilService A/S til en stærk samarbejdspartner, en professionel leverandør og en attraktiv arbejdsplads for mere end 300 medarbejdere.

Under overskriften ”Sammen om en renere arbejdsplads” er der nu sat en helt ny ramme og retning for virksomhedens drift og udvikling, og projektet har bl.a. affødt et øget fokus på vigtigheden af stærke medarbejder- og kunderelationer og på en bedre økonomistyring.

For mange regneark og manuelle processer

Konkurrencen i rengøringsbranchen er hård. Pris er en afgørende faktor, og når man driver en timebaseret virksomhed, hvor 80 % af økonomien består af lønninger, er det ekstremt vigtigt at have 100 % styr på marginalerne. Cirka halvdelen af kunderne i ProfilService kommer ind via offentlige udbud.

”Vi troede, vi var langt fremme med et godt lønsystem og kvartalsvise rapporteringer, men det gik op for os, at digitaliseringen var ved at løbe fra os. Vi havde for mange regneark og manuelle processer, og alt for meget viden lå hos vores daværende eksterne økonomikonsulent. Vi havde brug for et langt bedre overblik over forretningen og for et system, hvor vi kunne holde driften op mod budgettet og hurtigt reagere på afvigelser,” siger Steen Meedom og Per Nielsen.

”Vi har udviklet en budgetmodel, der giver gennemsigtighed og overblik og også danner et solidt grundlag for tilbudsgivning.”
Micky Jørgensen, Director for Executive Interim i inforevision

Budgetmodellen giver gennemsigtighed

De udskiftede økonomisystemet C5 med Navision og erstattede i samme moment det gamle lønsystem med et drifts- og ledelsessystem. Her kan medarbejderne online løbende registrere alle relevante informationer om timepriser, løn, fravær, sygdom, ferie m.v. En gang om måneden hentes informationerne automatisk ind i økonomisystemet, hvor de indgår i en budgetmodel, der er udviklet af inforevision.

”ProfilService efterspurgte et redskab, der meget detaljeret kan holde det faktiske timeforbrug op imod det budgetterede på hver opgave fordelt på type, tidsrum, effekt af prisstigninger m.v. Derfor har vi udviklet en model, som gør, at de nu kan se præcis, hvad det betyder, hvis de mister eller vinder en specifik kunde. Er dækningsgraden på en sag ikke i orden, kan de gå ind og analysere årsagen, og de kan følge transaktionerne og se, hvilken effekt det har, når der har været ferie eller sygdom. Det giver gennemsigtighed og overblik og danner også et solidt grundlag for tilbudsgivning,” siger Micky Jørgensen, Director for inforevisions Executive Interim-afdeling.

”Det fungerer meget bedre end at have en fastansat CFO. Vores omkostninger er væsentligt reduceret, og samtidig har vi fået højere kvalitet, bedre dialog og mere kvalificeret sparring.”
Per Nielsen og Steen Medom, ProfilService A/S

”Det er så præcist, at man skærer sig på det. På selv store opgaver er vi nede på få hundrede kroner i difference mellem budget og resultat, og når vi som ledelse har så præcise data, tror vi også meget mere på tallene og kan træffe hurtige beslutninger,” siger Steen Meedom og Per Nielsen.

Færre omkostninger og højere kvalitet

I dag kommer Micky Jørgensen til virksomheden i Karlslunde en gang om måneden for at rapportere i tæt samarbejde med Bettina Svarre fra ProfilServices bogholderi. Da han kender budgetmodellen ud og ind, deltager han også på bestyrelsesmøderne.

”Vi har fået en rigtig god relation, og hvis vi har haft en stram måned, gør det det lige så ondt på Micky som på os. Det betyder så meget, at vi både jubler og græder i flok, og det styrker vores tillid til et fremtidigt samarbejde,” siger Per Nielsen og Steen Meedom, og de fortsætter:

”Det fungerer meget bedre end at have en fastansat CFO. Vores omkostninger er væsentligt reduceret, og samtidig har vi fået højere kvalitet, bedre dialog og mere kvalificeret sparring. Desuden kan vi trække på de ressourcer, inforevision har, og vi overvejer kraftigt at udvide samarbejdet på lønsiden.”

”Det er så præcist, at man skærer sig på det. På selv store opgaver er vi nede på få hundrede kroner i difference mellem budget og resultat.”
Per Nielsen og Steen Medom, ProfilService A/S

Mere partner end leverandør

Siden 2003 har statsautoriseret revisor Søren Moesgaard, der er partner i inforevision, været revisor for ProfilService – en relation, der gennem årene er blevet stærkere.

”Vi betragter efterhånden inforevision mere som partner end som leverandør. Vi sparrer om alt omkring økonomien – bl.a. investeringer, opkøb og bankforbindelser – og bruger også it-afdelingen, skatteafdelingen og M&A-afdelingen. inforevision er blevet en del af huset,” siger de to direktører.