Covid-19 Rådgivning om kompensationsordninger

Få besked når der er nyt

Vil du holde dig up-to-date? Tilmeld dig vores infoupdate. Så får du direkte besked når vi publicere
nyt indhold der er aktuelt for dig.

Jeg acceptérer


1. januar 2021 træder en række ændringer af selskabsloven i kraft. Det betyder i praksis, at ...
14. december 2020

Find et sikkert sted til selskabets dokumenter inden nytår

Selskabsloven er blevet ændret. Nu skal virksomheder opbevare alle lovkrævede selskabsdokumenter i fem år. Det er et led i indsatsen mod stråmænd og falske adresser.

1. januar 2021 træder en række ændringer af selskabsloven i kraft. En af de vigtigste er, at kapitalselskaber – dvs. anpartsselskaber (ApS), aktieselskaber (A/S) og partnerselskaber (P/S) – nu har pligt til at opbevare alle selskabsdokumenter i fem år.

Det betyder i praksis, at du skal finde et tørt og sikkert sted til alle de dokumenter, som loven kræver, når man registrerer og driver et kapitalselskab.

Hvilke selskabsdokumenter skal man opbevare i fem år?

Den juridiske definition på ’selskabsdokumenter’ er ”de dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.”

Konkret er det fx stiftelsesdokumenter, vedtægter, dokumentation for indbetaling af selskabskapital, forretningsorden, referater fra generalforsamlingerne, ejerbog, vurderinger, dokumenter vedr. kapitalnedsættelse eller -forhøjelse m.v.

Ændringen omfatter dokumenter, der er udarbejdet i regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021 eller senere.

Hvordan skal en virksomhed opbevare sine selskabsdokumenter?

Det er direktionens ansvar at sørge for, at selskabsdokumenterne er beskyttet mod tyveri, brand, oversvømmelse m.v., men I bestemmer selv, om den bedste løsning er papirversionen eller en digital løsning. Husk blot følgende krav:

  • Papirform: Dokumenterne skal befinde sig i Danmark, så I hurtigt og altid kan finde dem frem på forespørgsel.
  • Digitalt: Der skal løbende tages backup, og direktionen skal sikre sig, at filerne kan læses. Serveren med filerne behøver ikke at stå i Danmark.

Hvad er konsekvenserne, hvis reglerne ikke bliver overholdt?

Hvis en virksomhed ikke kan vise dokumenterne, når myndighederne beder om at se dem, eller hvis dokumenterne er mangelfulde eller ikke opbevares korrekt, risikerer man i første omgang et påbud om at få styr på dokumenterne og følge reglerne.

I anden omgang kan Erhvervsstyrelsen vælge at tvangsopløse virksomheden.

Hvorfor skal man opbevare sine selskabsdokumenter i fem år?

Ændringerne i Selskabsloven skal give myndighederne bedre muligheder for at bekæmpe økonomisk svindel og skattesvig – blandt andet i form af stråmænd og falske selskabsadresser.

Tilsvarende regler om opbevaring af selskabsdokumenter gælder allerede for virksomheder, der hører under Erhvervsvirksomhedsloven – dvs. selskaber med begrænset ansvar (a.m.b.a.), interessentselskaber (I/S) og kommanditselskaber (K/S).

Reglerne understreger samtidig vigtigheden af, at man som direktion udfører sin ledelsespligt og til enhver tid kan dokumentere, hvad der sker i selskabet, og hvordan ejerforholdene er.

Læs evt. mere i artiklen her på siden: Husk at registrere reelle ejere.

Mere information

Kontakt din revisor, hvis du ønsker rådgivning eller assistance. 

Du kan læse mere om inforevision her på hjemmesiden.
 
Vibeke Düring Reyes Jensen
Partner, statsautoriseret revisor
M: 21 71 99 80
vd@inforevision.dk